เมื่อก้าวสู่ยุคการทำงานแบบ Work from Anywhere บริษัทควรดูแลและจัดการอย่างไร?

ด้วยภาวะโควิด 19 และเทคโนโลยีด้านระบบการทำงานที่พัฒนาเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ได้นำกระแสการทำงาน Work From Home (WFH) มาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในแง่ขององค์กรนั้น WFH นอกจากจะลดความเสี่ยงในการติดเชื้อแล้ว ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในด้านอาคาร สิ่งอำนวยความสะดวก ทั้งทางตรงและทางอ้อม ตลอดจนการเข้าถึงความรู้ การปรึกษาของมืออาชีพด้านต่างๆ ที่ถูกลง หากมีการบริหารจัดการอย่างแยบยลแล้ว อาจนำมาซึ่งประสิทธิภาพในการทำงานที่สูงขึ้นด้วย

ในด้านมุมของพนักงาน ก็เป็นโอกาสที่ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ ลดเวลาการเดินทาง ควบคุมสิ่งแวดล้อมได้ด้วยตนเอง รวมถึงการ จัดสมดุลระหว่างงานและชีวิต ซึ่งระบบการทำงานของพนักงานก็อาจเปลี่ยนไป จากเดิมที่ Work from Home อาจกลายเป็น Work from Anywhere หรือก็คือพนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่

โดยผลการวิจัยของ Harvard Business Review พบว่า การที่ให้พนักงานได้ทำงาน Work from Anywhere (WFA) สามารถเพิ่มความสำเร็จของงาน (Productivity) ได้ถึง 4.4% ซึ่งประเด็นที่องค์กร รวมถึงฝ่าย HR ต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานและสนับสนุนในการกำกับดูแล WFA ในด้านต่างๆ ดังนี้

1. การสื่อสาร การระดมความคิด และการแก้ปัญหา (Communication, brainstorming, and problem-solving)

บริษัทต้องมีการกำหนดเครื่องมือต่างๆ รองรับการทำงานต่างๆที่ชัดเจน เช่น การรายงานตัวหมู่ การปรึกษารายบุคคล การแบ่งปันข้อมูล ไฟล์เอกสารต่างๆ ปฏิทินนัดหมาย รวมถึงการสื่อสารในเบื่องต้น อาจใช้ Zoom, Line, Skype, Microsoft Teams และ Google Hangouts ตามแต่ช่องทางที่พนักงานใช้งานอยู่แล้ว เพื่อความสะดวกในการไม่จำเป็นต้องตระเตรียมรายชื่อผู้ติดต่อใหม่ ในขณะเดียวกันการแบ่งปันข้อมูล ไฟล์เอกสารต่างๆ เช่น กลุ่ม Line อาจสามารถวางรูปภาพต่างๆโดยแบ่งเป็นโฟลเดอร์ต่างๆได้ แต่ไม่สามารถวางไฟล์เอกสาร Microsoft offices ได้ หากไม่อนุญาตให้ลงได้แต่รูปภาพเท่านั้นก็อาจจะต้องหา platform อื่น เช่น Google drive หรือการใช้ VPN เพื่อเข้าถึงไดรฟ์ในการจัดเก็บขององค์กรร่วมกัน

อย่างไรก็ตามข้อดีอีกอย่างหนึ่งของการสื่อสารทางนี้คือ พนักงานจะอยู่ในสถานที่ และสิ่งแวดล้อมที่สามารถควบคุมได้ด้วยตัวเอง ทำให้ลดความกดดันในการนำเสนอผลงาน การปรึกษางานต่างๆ หาข้อมูลสนับสนุน หรือแม้แต่การขอคำปรึกษาแยกในอีกหน้าต่างหนึ่ง

2. การแบ่งปันความรู้ (Knowledge sharing)

แน่นอนว่าการ WFA ไม่สามารถที่จะลุกจากโต๊ะ และเดินเพียงไม่กี่ก้าวเพื่อไปสะกิดไหล่เพื่อนร่วมงานเพื่อขอความช่วยเหลือได้ ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้โดยการใช้แนวคิดการบริหารความรู้ (Knowledge Management) ถือโอกาสจัดทำ คู่มือการทำงาน (Working Handbook) ในรูปแบบของดิจิทัลเพื่อสอบรับกับการทำ WFA โดยเปิดโอกาสให้พนักงานที่ทำหน้าที่ต่างๆถ่ายทอดทั้งด้าน ความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ ออกมาเป็นหน้าต่างๆ เชื่อมโยงเนื้อหากันไปเรื่อยๆคล้ายกับ สารานุกรมออนไลน์ เช่น Wikipedia โดยมีทีมงานคอยกำกับดูแลความถูกต้อง ความเชื่อมโยง และความทันสมัยของข้อมูล วิธีในการแบ่งปันความรู้แบบนี้จะทำให้พนักงานสามารถสืบค้นมาใช้งานได้ทันท้วงที อีกทั้งยังเป็นการจัดทำระบบคุณภาพ มาตรฐาน และทำให้เกิดความโปร่งใสในการตรวจสอบอีกด้วย

3. การเข้าสังคม ความสนิทสนม และการให้คำแนะนำ (Socialization, camaraderie, and mentoring.)

แน่นอนว่าการทำงานที่บ้านผ่านทางหน้าจอจะทำให้พนักงานรู้สึกโดดเดี่ยว และปฏิสัมพันธ์กับอุปกรณ์เครื่องมือซึ่งไม่มีชีวิต โดยได้มีการเสนอแนวคิดในการใช้การปฏิสัมพันธ์แบบสุ่มบุคคล (Planned randomized interactions) โดยการจัดกลุ่มบุคคลที่ WFA ต่างๆทั้งจากการวางแผนของฝ่ายบุคคล หรือ การใช้ AI ในการจับกลุ่มบุคคลทั้งที่ใกล้เคียงและแตกต่าง ทั้งด้านประชากรศาสตร์ หน่วยงาน และระดับตำแหน่ง กันมาทำการสนทนาแบบกลุ่ม เพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์ ทั้งที่เกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้องกับงาน ด้วยวิธีนี้จะทำให้พนักงานได้ตอบสนองกับสังคม รับทราบ และกระตุ้นกระบวนการคิด การสื่อสาร ที่อาจใช้น้อยลงในช่วงนี้ ไปจนถึงเป็นการส่งเสริมความสัมพันธ์ของคนนองค์กร และได้รับ feedback ต่างๆด้วย

4. คำแนะนำ การประเมินการทำงานและผลตอบแทน (Performance evaluation and compensation.)

ผู้บังคับบัญชาจะประเมินการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างไรโดยที่ไม่ได้ปฏิสัมพันธ์กันโดยตรง แน่นอนว่าด้วยตัวเนื้องานที่ออกมา (Output) สามารถประเมินผลงานได้ส่วนหนึ่ง แต่สำหรับทักษะการจัดการตัวเอง ความสามารถในการปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น แนวคิดในการใช้ประเมินตัวแปรทางคุณภาพต่างๆเหล่านี้สามารถใช้แบบการประเมินเชิงคุณภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผ่านสายตาของผู้ร่วมงานที่หลากหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้ามระดับตำแหน่ง รวมถึงตัวเองด้วยตามแนวคิด 360 องศา อีกทั้งในส่วนของผลตอบแทนจากการประเมินแล้ว ควรมีการพิจารณาถึงต้นทุนของพนักงานที่แตกต่างกัน เช่น ค่าครองชีพในเขตที่อยู่อาศัยนั้นๆ ต้นทุนแทนการเดินทางมาทำงานทั้งในด้านเม็ดเงินและเวลาต่างๆ

5. ความปลอดภัยของข้อมูลและกฎระเบียบ (Data security and regulation.)

ด้วยการ WFA นั้นเป็นเรื่องง่ายมากที่ข้อมูลที่เป็นความลับต่างๆ ของบริษัทจะสามารถรั่วไหลได้ เพียงแค่พนักงานคนหนึ่งเซฟรูปหน้าจอแล้วส่งต่อให้กับบุคคลภายนอก อุปกรณ์พื้นฐาน เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ควรจะมีการควบคุมให้ใช้ขององค์กรอย่างเคร่งครัดดังที่ใช้ในการปฏิบัติงานในสำนักงานตามปกติ มีการเข้ารหัส จำกัดสิทธิการเข้าถึง รวมทั้งใช้ซอฟท์แวร์ลิขสิทธิ์อย่างถูกต้อง

ในส่วนของข้อมูลอื่นๆ เช่น ไฟล์เอกสาร สื่อการประชุม หรือรายงานการประชุม ก็ควรมีกาตรวจสอบสิทธิในการเข้าถึง เข้ารหัส และจัดเก็บในไดรฟ์ขององค์กรเอง และจำกัดการเข้าถึงด้วย VPN หรือชื่อบัญชีเฉพาะเช่นกัน

อย่างไรก็ตามแนวคิดและเครื่องมือต่างๆเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างในการแก้ไขปัญหา ข้อจำกัดในการทำงานที่ใดๆ เท่านั้น ในสถานการณ์จริงยังคงต้องพิจารณาตามความเหมาะสมขององค์กร งบประมาณ รวมถึงรูปแบบการบริหารและธุรกิจอีกด้วย